De beste visualisaties voor jouw situatie

De kracht van Power BI zit in het blanco canvas die wij kunnen vullen met de mooiste kleurrijke visualisaties. Maar moet een dashboard juist mooi zijn of vooral in een oog opslag belangrijke informatie duidelijk maken. Duiken wij in de wereld van visualisatie. Oja, piecharts zijn niet toegestaan.

Informatieoverdracht

Het liefst duik ik met mijn neus in een grootte spreadsheet. Tientallen kolommen, honderden rijen en veel getallen. Achter ieder getal schuilt een bepaalde betekenis, een achtergrond als het ware. Je kent alle verschillende redenen waarom dit nummer tot stand is gekomen. Waaronder wetgevingen, bedrijfsprocessen, targets, bepaalde situaties die invloed hebben. Maar hoe deel je op een effïciënte manier jouw kennis met jouw team, collega’s of bazen, zonder dat ze in slaap vallen door alle uitleg? Door het zo aan te bieden dat ze geen extra uitleg nodig hebben.

Kies een doelgroep

Splits je rapportage op in meerdere bestanden of in pagina’s wanneer niet alle kennis voor iedereen relevant is. Stel nou voor dat je de verkoopcijfers hebt van een webshop. Team marketing wilt graag weten welke eigenschappen van jullie producten voor goede verkopen zorgen terwijl team inkoop wilt weten welke producten op welk moment het meest populair zijn. Als je al hun behoeften in rapportage uitwerkt, zullen de gebruikers denken dat ze minder invloed hebben en veel te veel bezig zijn met oninterressante cijfers.

Visualisaties uitkiezen

Informatie overbrengen is nu eenmaal een vak apart. Maar met de juiste kennis lukt dit vrij goed. Dokter Andrew Abela ontwierp hiervoor een vrij gemakkelijke methode: De Chart Chooser chart-chooser-2020.pdf (typepad.com) Dit stappenplan begint met de vraag “Wat wil je laten zien?”, waarna je kan kiezen uit:

1. Een vergelijking. Bijvoorbeeld een lijngrafiek met 2 waarden,
2. De relatie tussen 2 waarden. Bijvoorbeeld een spreidingsplot,
3. De distributie van een categorische waarde (bijvoorbeeld: aap, leeuw, kat). Bijvoorbeeld een histogram,
4. De compositie van data. Deze is groep aan visualisaties toont voornamelik een enkele waarde.

Waarom ik piecharts haat, ze zijn sierlijk, echte eyecatchers maar nemen erg veel ruimte in voor maar een beetje kennis. Zet je dezelfde data in een gestapelde staafgrafiek, met op de x-as boekjaren. Dan kun je precies diezelfde kennis zijn alleen de verspreid over meerdere jaren.

De vormgeving

Probeer het dashboard rustig en overzichtelijk te houden. Dit doe je door:

1. Visualisaties uit te lijnen, zodat ze netjes naast elkaar staan,
2. Gebruik te maken van rapportagethema’s, zodat de kleuren van de visualisaties gelijk zijn,
3. Visualisaties die vrijwel hetzelfde uitleggen bij elkaar te zetten,
4. Gebruik slicers of de filters om gebruikers specifieker te zoeken. Vaak heb je liever de data van een klant dan van alle klanten opgeteld,
5. Vermijd het plaatsen van tekstvakken met uitleg. De formulenamen en visualisatietitels moeten goed omschrijven wat ze laten zien.

Extra uitleg geven

Mocht je toch nog een beetje extra uitleg willen toevoegen aan jouw rapportage dan heb ik de volgende tip. Soms krijg ik de vraag “Hé Rik, waar komt die data vandaan, hoe zit die formule in elkaar?”, en dan is mijn antwoord “Zet eens de cursor bovenop de measure.”.

Dit is toch mooi! Zo weten de gebruikers en jouw collega’s precies wat die formule doet. Maar hoe voeg je hem zelf toe? Daarvoor gebruik je het “Relatie”-tabblad. Klik vervolgens de formule aan en typ in het “Eigenschappen”-venster een duidelijke beschrijving. Het blijft een kwestie om goed in te schatten tot welk detail je de beschrijving moet invullen. Mocht je een niet al te complexe formule hebben dan geef ik als tip: zet de formule in de beschrijving. Vergeet hem dan wel niet op tijd bij te werken.

Conclusie

Ontwerp je rapportages met zorg. Bedenk ten alle tijden wie je doelgroep is en hoe dat deze rapportage hen helpt.

Draai ook niet door want het hebben van een goed uitgedacht datamodel is nog veel belangrijker. Lees hier hoe je een pico-belle datamodel maakt .